„Von Anfang an ein gutes Gefühl“

1.125 Zimmer und Suiten, vier Restaurants, drei Bars, ein Sommergarten mit eigenem Bootsanleger sowie ein moderner Wellness- und Fitness-Bereich machen das Estrel Berlin zu Deutschlands größtem Hotel. Es ist ein gewachsenes Haus mit stetig steigender Belegung. „Wir checken bis zu 900 Zimmer pro Tag ein und aus“, erklärt Empfangsdirektor Ralf Groß. Mit diesen Dimensionen kam die alte Schließanlage nicht mehr zurecht. „Das Bestandssystem stieß an seine Kapazitätsgrenze. Die Struktur der Datenbank war veraltet und bot zu wenig Speicherplatz. Hinzu kamen technische Probleme mit den Magnetkarten aufgrund der Beeinflussung durch Mobiltelefone“, geht Groß ins Detail. Folgerichtig entschloss sich das Estrel zur Anschaffung eines neuen elektronischen Hotelschließsystems, insbesondere um die Zuverlässigkeit zu verbessern.

Lernen durch Zuhören

Die Verantwortlichen näherten sich dem Thema allerdings auf unorthodoxe Weise, denn klare Vorgaben gab es nur in wenigen Punkten. Man lud sich eine Auswahl von Herstellern ein, um mit ihnen über Lösungsmöglichkeiten zu reden. „Für uns waren zunächst eher abstrakte Anforderungen wichtig. Wir müssen immer flexibel und kreativ auf Situationen reagieren. Und das muss die Technik eben auch abbilden können. Hinzu kommt, dass wir nun einmal das größte Hotel in Deutschland sind und unser Hotelschließsystem mit dieser Größe auch umgehen können muss, vor allem mit Blick auf Übersichtlichkeit, Struktur, Erweiterbarkeit, Folgekosten und Kartenausgabe“, skizziert Groß die Herangehensweise.

Letztlich schälte sich ein konkretes Anforderungsprofil für die Sicherheit, Zuverlässigkeit und das Management heraus. Für den Empfangsdirektor gehörten zu den Sicherheitsanforderungen „eine klare und flexible Steuerung der Zutrittsberechtigungen, damit wir diese verlässlich aktivieren und sperren können, der Ablauf der Berechtigungen, um diese regelmäßig aktualisieren zu müssen, und eine Nachvollziehbarkeit. Und das Kartenhandling sollte einfacher werden, d. h., die Gestaltung, Kodierung, Ausgabe und Rückgabe der Zutrittskarten. Bei der Zuverlässigkeit war die stabile Funktion der Hard- und Software entscheidend, weil sich das erheblich auf die Gästezufriedenheit auswirkt“.

„Gut aufgehoben“

Nach den Gesprächen kristallisierte sich eine Zutrittslösung auf Basis der SPACE Systemplattform von Salto als Favorit heraus. Ausschlaggebend waren der Funktionsreichtum, die Flexibilität und die Erweiterbarkeit. „Und wir hatten das Gefühl, gut aufgehoben zu sein. Bei uns stehen die Menschen im Mittelpunkt und entsprechend großen Wert legen wir auch auf die partnerschaftliche Zusammenarbeit. Hierbei spielen erreichbare Ansprechpartner und eine offene Kommunikation eine wichtige Rolle. Und das passt sowohl bei Salto als auch bei dem Fachpartner Thorsten Schulz aus Berlin sehr gut“, hebt Groß hervor.

Knapp 2.000 Zutrittspunkte

Technologisch basiert die Zutrittslösung auf dem Salto Virtual Network (SVN) mit patentierter Schreib-Lese-Funktionalität und verschlüsselter Datenübertragung. Im SVN werden die Zutrittsberechtigungen auf dem Identmedium gespeichert, wodurch eine Verkabelung der elektronischen Beschläge und Zylinder entfällt. Als Identifikationstechnologie fungieren Mifare DESFire EV1 für die Mitarbeiterausweise und Mifare Ultralight C für die Gästemedien.

Derzeit sind im Estrel Berlin alle 1.125 Gästezimmer und Suiten sowie über 300 Türen im Congress Center und Back-of-House mit der Salto Lösung ausgestattet. Der elektronische Langschildbeschlag XS4 One kommt dabei im gesamten Gästebereich zum Einsatz, an den Hotelzimmertüren mit elektronischer „Bitte nicht stören“-Funktion. Im Back-of-House ist der XS4 Original Beschlag installiert, zum Teil in der breiten Version an Brandschutztüren und mit Outdoor-Kit an Außentüren sowie als Doppelleser an den Türen zum Frühstücksraum. Hinzu kommen XS4 Glastürbeschläge für Besprechungsräume. Momentan sind im Haus noch 20 bis 30 elektronische Salto GEO Zylinder verbaut. Diese werden aber schrittweise durch Beschläge ersetzt, weil die Bedienung intuitiver und praktischer ist, vor allem für das Personal, wenn es die Hände voll hat. 24 Salto Wandleser dienen der Sicherung unterschiedlicher Zutrittspunkte. Vier Online-Leser prüfen die Zutrittsberechtigungen an den Personaleingängen und dienen gleichzeitig als Updater im virtuellen Netzwerk. 13 Offline-Wandleser werden in den Fahrstühlen installiert, um die Fahrt nur für die entsprechende Etage freizugeben. Weitere Wandleser sind an Rolltoren (mit Pfortenfunktion) und an den Eingängen zur Kantine montiert. Darüber hinaus sind noch rund 500 elektronische Spindschlösser XS4 Locker für die Mitarbeiterspinde in den Umkleiden verbaut. Zwei elektronische Salto GEO Vorhangschlösser setzt das Hotel für die Sicherung im Materiallager ein.

Intuitive Berechtigungsverwaltung

Die Zutrittslösung ist in das Hotel-PMS integriert, in dem die gesamten Gästedaten verwaltet werden und aus dem die Managementsoftware ProAccess SPACE von Salto die relevanten Informationen für die Kartenkodierung bezieht. Die Berechtigungen für die Mitarbeiter werden direkt in der Salto Software angelegt und gepflegt. Im Moment verwaltet das Estrel in dem Managementsystem etwa 550 Mitarbeiter und rund 1.000 externe Kräfte. „Dank des Kartendruckmoduls können wir die Karten direkt in der Software gestalten und dann drucken. Dadurch wird das Handling der Mitarbeiterkarten durch die Estrel Personalabteilung deutlich effizienter als zuvor“, erläutert Groß.

Eine Information der Salto Systems GmbH, Wuppertal

Siehe Firmenprofil