Büro und Projekt digital managen

Das Dresdner Ingenieurbüro für Straßen- und Tiefbau ist 2006 aus einer Niederlassung eines großen international tätigen Ingenieurbüros hervorgegangen.

Zum Leistungsumfang gehören die Verkehrs-, Gleisanlagen- und Abwasserplanung, die Planung von Gas- und Wasserversorgungsanlagen, die Leitungs- sowie die SiGe-Koordinierung.

Fachliche Kompetenz und Planungssicherheit …

… aber auch Schnelligkeit stehen bei der IBK Dresden an erster Stelle. Deshalb wird an jedem der 16 PC-Arbeitsplätze eine Büro- und Projektmanagement-Software (kurz: BMSP) zur Optimierung von Büroabläufen und zur Kontrolle von Projekten eingesetzt. Zuvor war lediglich allgemeine Office-Software im Einsatz – Rechnungen etwa wurden per Tabellenkalkulations-Software erstellt. Das Verhältnis aus notwendigem Zeitaufwand und abgerechneter Leistung musste bei jedem Projekt individuell geschätzt werden. „Ob Projekte voraussichtlich kostendeckend oder mit Verlust abgeschlossen werden, war insbesondere bei komplexen Vorhaben mehr oder weniger Kaffeesatz-Leserei“, erinnert sich Mike Silbermann, verantwortlicher IBK-Mitarbeiter für die Bereiche Rechnungswesen, Controlling, EDV und CAD. Demzufolge war auch eine Zwischenbilanz laufender Projekte am Geschäftsjahresende nicht möglich. Das hat sich mit Einführung der Büromanagement-Software geändert. Für Mike Silbermann steht der Zugewinn an Sicherheit, Reaktionsschnelligkeit und Flexibilität an vorderster Stelle: „Defizite werden jetzt schneller entdeckt und man sieht sofort, woher sie kommen. Sich allein auf sein Bauchgefühl zu verlassen, kann unter Umständen an die Substanz des Büros gehen“.

Zunächst Honorar, dann BMSP-Software

Bei der Suche nach einer passenden Lösung wurde das Team von IBK im Rahmen intensiver Internet-Recherchen zunächst auf HOAI-Pro von Weise Software aufmerksam und schon 2006 wurde die Honorarberechnungs-Software eingeführt. „Aufgrund unserer Erfahrung mit Standardprogrammen und dem praktischen Umgang mit der HOAI-Software erkannten wir schnell die Vorzüge fachspezifischer Software“, erinnert sich Silbermann. Inzwischen gehört HOAI-Pro zum Alltag. Es sorgt dafür, dass Honorare exakt abgerechnet und Honorarmargen optimal ausgelotet werden. Sowohl einfache Honoraransätze als auch komplexe Tiefbauprojekte mit mehreren Leistungsbildern, Wiederholungen, verschiedenen Kostenzuordnungen usw. lassen sich damit rationell bearbeiten. Um den Mitarbeitern nicht parallel mehrere neue Programme zuzumuten, blieb es erst einmal beim HOAI-Programm. Doch der Appetit war geweckt und so kam vier Jahre später die PeP7-zertifizierte BMSP-Software VVW Control ins Büro. „Entscheidungskriterien waren die Leistungsfähigkeit der Software, eine einfache Bedienung sowie klare, nachvollziehbare Strukturen. Wichtig war uns aber auch ein Hersteller, der gegenüber Kunden offen und bereit ist, dazuzulernen“, erläutert Silbermann die Kaufentscheidung mit einem Augenzwinkern und fügt erläuternd hinzu: „Während der Arbeit mit der Software, aber auch durch vom Kunden vorgegebene Strukturen, ergaben sich ständig neue Anforderungen und Vorschläge, wie man die Software optimieren und erweitern könnte. Dazu erhielt das Entwicklerteam von VvW Control von uns praktische Anregungen – wie man etwa die Rechnungslegung flexibler, Funktionsabfolgen und Strukturen klarer gestalten könnte. So wurde es später auch umgesetzt. Unsere gute Zusammenarbeit mit der Weise Software kommt auch anderen Anwendern zugute, verbessert den Praxisbezug und erweitert das Einsatzspektrum der Software“.

Erste praktische Erfahrungen mit VVW Control

Da das IBK-Team schon Erfahrungen mit HOAI Pro hatte, fiel der Einstieg in VvW Control nicht schwer. Dazu beigetragen haben ein nahezu identisches Erscheinungsbild und ähnliche Bedienabläufe. Auch die Übernahme von Stammdaten war problemlos, lediglich bei Altprojekten etwas mühsam. Inzwischen werden nahezu alle Module von VvW Control eingesetzt– allen voran die Zeiterfassung für die Dokumentation von Projektständen und als Projekt-Vorausschau, die Projektkalkulation zur Prüfung von Soll-/Ist-Zeiten und Leistungen, das Controlling für die Nachprüfung von angebotenen und erbrachten Leistungen sowie die Ermittlung von Kalkulationsgrößen. Und natürlich kommt auch HOAI-Pro für die schnelle Honorarberechnung und Abrechnung von Leistungen häufig zum Einsatz. „Bis auf die Zeiterfassung hält sich der tägliche Eingabeaufwand für die Mitarbeiter in Grenzen“, resümiert Silbermann die bisherigen Erfahrungen seiner Kollegen und fährt fort: „Vergleicht man Eingabeaufwand und Nutzen, ist die Bilanz eindeutig: Die Zeit, die man in die Projektdatenerfassung steckt, macht sich um ein Vielfaches bezahlt. Hat man einmal ein Projekt komplett erfasst, abgerechnet und sich einen Überblick verschafft, sieht man sofort, was gut funktioniert hat, an welchen Stellen es zu Problemen gekommen ist und wo man aktuell steht. Das Programm hilft uns auch, Projektstrukturen zu überdenken und gegebenenfalls klarer zu gestalten“. Auch für die IBK-Mitarbeiter ist VvW Control nach anfänglicher Skepsis zu einem selbstverständlichen Werkzeug geworden.

Auch die „Chemie“ muss stimmen

Neben der Softwarequalität muss laut Silbermann auch die „Chemie“ zwischen Anwender und Software-Hersteller stimmen: „Mit der Kaufentscheidung binden wir uns schließlich im Hinblick auf Wartungs-, Support- oder Updateleistungen an den Hersteller. Deshalb sollte man auch ihn genauer anschauen. Wir schätzen das Support- und Entwicklungsteam der Weise Software GmbH, denn die Mitarbeiter sind offen für Anregungen und Verbesserungen. Schon häufiger haben wir Ideen von uns in der nächsten Version wiedergefunden. Das macht uns ein wenig stolz und zeugt von einem partnerschaftlichen Umgang mit Kunden“.

Tatsächlich hat sich in den letzten fünf Jahren, in denen die IBK Dresden VvW Control einsetzt, viel getan. Neben der Verbesserung der Handhabung und Flexibilität wurde auch der Funktionsumfang erweitert. Dazu gehören beispielsweise neue Module wie die Ressourcenplanung, Projektleiterrollen für die zentrale Zuweisung von Mitarbeiter-Rechten oder das Profitcenter für die Bürokostenkontrolle. Auch mit dem Support ist Silbermann zufrieden. Während der Einführungsphase oder mit der Einführung neuer Versionen hat er ihn zwar hin und wieder gebraucht. Inzwischen ist Silbermann aber selbst zum bürointernen Software-Experten geworden und nutzt den VvW-Support nur bei speziellen Fragen. Für Büros, die sich gerade in der Auswahlphase befinden, hat er noch ein paar Tipps parat:

„Vor dem Kauf sollte man das favorisierte Programm vorher unbedingt im Büro praktisch ausprobieren. Die Software sollte intuitiv, nach kurzer Zeit bedienbar und in sich schlüssig sein. Eine sperrige Bedienung erzeugt nur Frust. Außerdem sollte man Kontakt zum Hersteller aufnehmen und zum Beispiel testweise die Hotline anrufen. Auch die Motivation der Mitarbeiter ist wichtig, die man von Anfang an ‚mitnehmen‘ sollte“.